Sosial – Bab 5

Pengurusan maklumat

1.     Maklumat sering kali dikaitkan dan data,perbezaan ialah data wujud dalam bentuk mentah yang belum diproses manakala maklumat setelah diproses dan member makna.

2.     Keperluan kepada maklumat :

-         Objektif

-         Kuantiti

-         Kualiti

-         Bila

-         Siapa

3.     Kenal pasti bentuk maklumatyang diperlukan sama ada bentuk

-         Perangka

-         Laporan

-         Prima atau sekunder

-         Bukan tulisan

-         Rasmi atau tidak rasmi

4.     Sumber mendapatkan maklumat

-         Bahan bertulis atau bercetak

-         Media elektronik

-         Individu

-         Gambar rajah atau lukisan

-         Pangkalan data

-         Pemerhatian sendiri

-         Dokumen persendirian

-         Dan sebagainya

5.     Tindakan untuk mendapatkan maklumat

-         Kenal pasti lokasi maklumat

-         Tentukan kesesuaian

-         Cari maklumat,saring kejituan dan kesahihan

-         Maklumat direkod dalam format yang sesuai

6.     Tindakan menyaring maklumat atau mengesahkan

-         Jenis maklumat

-         Tatacara kerja

-         Operasi

-         Berita

-         Pengesahan ketua atau rakan sejawat

-         Unit yang berkenaan sumber berita

7.     Dokumentari maklumat

-         Ia boleh diiktirafkan sebagai penyusunan segala jenis surat,dokumen yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana jabatan atau mana-mana organisasi dalam bentuk apa jua sekalipun untuk tujuan menjalankan atau menunaikan urusan rasmi mereka.

-         Matlamat dokumentasi

-         Sebagai simpanan tetap

-         Sebagai bahan rujukan

-         Sebagai back up atau sokongan

-         Sebagai bahan bacaan umum

-         Sebagai asa laporan

-         Klasifikasi maklumat

-         Perimustahak

Wajib

Patut ada

-         Bagus kalau ada

·        Sangat releven

·        Releven

·        Kurang releven

8.     Merekod maklumat

-         Pengurusan rekod ialah penggunaan kawalan saintifik kepada pewujudan,penggunaan,penyimpanan,pemindahan dan permusnahan rekod-rekod organisasi.

9.     Etika maklumat

-         Umum atau terbuka

-         Rahsia

-         Mematuhi akta rahsia rasmi

-         Tidak boleh disalahgunakan

-         Pinjam mrengikut peraturan

-         Ulang mengikut masaa

-         Hanya meuntuk tujuan rasmi

-         Tidak boleh keluar sebarangan

10.                        Pengiktirafkan sumber maklumat

-         Entelectual honesty

-         Hak cipta terpelihara atau undang-undang

-         Membolehkan pembaca merujuk kepada sumber asas dan mengesahkan kesahihan

11.                        Menyimpan dokumen

-         Fail yang disimpan hendaklah direkod mengikut abjad,mengikut nama,subjek indeks,nombor serta kabinet fail dan sebagainya.

12.                        Klasifikasi fail

-         Alpha Batical failing ( Susun ikut abjad )

-         Numerical failing  ( Susun ikut nombor )

-         Subject failing ( Susun ikut subjek )

-         Alpha numerical failing ( Susun ikut abjad dan nombor )

13.                        Tempat meletakkan fail

-         Vertical cabinet

·        Fail diletakkan secara berdiri dan disokong oleh poket-poket yang dirangka dan disambung besar.

-         Latatral cabinet

·        Kabinet ini tidak mempunyai laci untuk menyimpan fail.Fail disusun dalam rak-rak atau poket fail.

-         Horizontal cabinet

·        Susunan fail secara bertingkat dalam dokumen yang akan difailkan diletakkan di dalam trey.

14.                        Memastikan keselamatan fail\

-         Suhu bilik

-         Kipas

-         Alat pemadam api

-         Kunci bilik

-         Simpan rekod dalam buku log

Sosial Bab 3

Sistem organisasi dan persekitaran kerja.

-         Pengorganisasian diiktirafkan sebagai penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif yang dirancanga dapat dicapai.

-         Ia menentukan cara bagaimana matlamat tersebut akan di capai dengan meletakkan peranan serta tugas setiap ahli dan kaitan diantara mereka.

Jenis-jenis organisasi.

Terbahagi kepada 2 :

1.     Organisasi Formal.

-         Ciri Outoritotif yang mutlak kepada pihak pengurusan.

-         Kewibawaan atau kuasa diperolehi berdasarkan hirarki dalam pengurusan kuasa mutlak dimiliki oleh pegawai atasan.

-         Proses membuat keputusan mengikut jabatan.

-         Ia mementingkan daya pengeluaran dan keuntungan.

2.     Organisasi Tidak formal.

-         Ciri outokratik jenis tergambar.

-         Keputusan dibuat berdasarkan pertanyaan nilai.

-         Ia mementingkan keuntungan social dan berperikemanusiaan.

Konsep matlamat.

1.     Ia adalah satu objektif yang ingin dicapai oleh seseorang,kumpulan atau organisasi.

2.     Merupakan pendorong utama kepada semua.Bentuk tingkah laku dan penentu kepada 

bentuk operasi semua peringkat terbahagi kepada 2 :

-         Matlamat rasmi.

-         Wujud ideal.

-         Matlamat-matlamat yang perlu dipenuhi sehingga tercapai matlamat rasmi.

3.     Matlamat biasanya tetap namun boleh berubah mengikut perkembangan.

Terdapat 3 faktor yang menyebab perubahan iaitu :

-         Anjakkan Matlamat.

-         Penggantian matlamat.

-         Kepelbagaian matlamat.

Penilaian matlamat.

1.     Ia dapat membantu pihak pengurusan menyusun strategi untuk meningkatkan prestasi organisasi

.

2.     Penilaian tersebut melibatkan 2 faktor :

-         Keberkesanan.

·        Apabila matlamat yang dicapai dapat diimbangi kos pengeluaran.

-         Kecekapan.

·        Apabila Berjaya memperolehi hasil dan mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Perhubungan struktur sistem dan matlamat.

-         Matlamat dan matlamat struktur sistem.

-         Struktur yang mudah tetapi dapat memenuhi matlamat adalah yang terbaik.

-         Pilih struktur yang sesuai untuk melakukan tugas.

-         Bentuk struktur sistem mengambil kira kegiatan untuk mencapai keputusan yang terbaik.

-         Sistem yang sesuai dan betul menghasilkan matlamat dan hasil yang terbaik.

Diskripsi dan spesifikasi kerja.

-         Diskripsi kerja adalah penyataan bertulis yang menerangkan bidang tugas bagi sesuatu jawatan bagaimana dan mengapa ia dilakukan dan lebih focus kepada kerja itu sendiri berdasarkan skop persekitaran dan sesuatu pekerjaan.

-         Spesifikasi kerja lebih fokuskan kepada pekerjatermasuklah kelayakkan dan kemahiran minima diperlukan untuk menjawat satu jawatan.

-         Kedua-dua perkara diatas amat penting kepada seseorang pengurus untuk memilih dan melatih pekerja.

Sosial Bab 2

Ø Corak pengorganisasian – Struktur organisasi peranan dan tanggungjawab.

a)     Struktur organisasi adalah faktor terpenting dalam menentu kejayaan atau kegagalan sebuah perniagaan atau pertubuhan

-         Pengaturan perjalanan sesebuah perniagaan,perlaksanaan bidang kuasa,proses membuat keputusan dan cara berkomunikasi member kesan yang mendalam terhadap moral pekerja dan pelnggan.

-         Pengorganisasian adalah fungsi pihak pengurusan yang mengatur segala aktiviti dan kelompokkan sekumpulan individu hingga membolehkan objektif dan matlamat mampu dicapai.

-         Pihak pengurusan biasanya akan menentukan bidang tugas,kuasa seseorang dibawahnya.

-         Corak organisasi ditentukan oleh beberapa factor seperti saiz,pasaran dan jumlah pekerja.

-         Struktur yang dipilih hendaklah terbaik dan sekali gus memudahkan tercapai matlamat yang telah ditetapkan.

-         Setiap organisasi memerlukan seseorang atau sekumpulan untuk memantau secara berterusan perjalanan sebuah organisasi.Semua matlamat disetiap peringkat perlu diselaras.

-         Pihak pengurusan atau ketua boleh bertindak sebagai pemantau sekiranya mereka boleh diterima untuk melaksanakan tugas tersebut.

1.     Bidang kuasa.

-         Dalam organisasi formal,bidang kuasa ditentukan oleh hirarki dimana seseorang pengurus ada kuasa ke atas orang-orang  bawahannya dan dalam masa yang sama mereka diawasi pihak atasan.

-         Kebanyakkan kuasa pengurus telah dipindahkan.

-         Terdapat dua bidang kuasa yang menjadi amalan iaitu line authority dan staff authority.

-         Setiap peringkat pengurusan memiliki line authority atau kuasa secara terus kepada peringkat lebih bawah.

-         Pihak bawahan biasanya tidak akan mempersoalkan keputusan pihak atasan.

-         Mereka ada staff authority biasanya akan memberi khidmat nasihat,menilai atau menganalisis sesuatu keadaan dan member cadangan tetapi tidak berkuasa untuk mengambik tindakan.

2.     Faedah berkumpulan.

-         Mewujudkan perasaan kebersamaan.

-         Mempercepatkan proses membuat keputusan.

-         Menggalakkan bekerja secara berfikir secara strategik (pihak pengurusan)

-         Memudahkan proses pengalihan tugas dan meningkatkan kecekapan  & kemahiran.

-         Meningkatkan kemahiran berkomunikasi.

-         Meningkatkan kemahiran berunding.

Sosial – Bab 1…

Prosuder tindakan kecemasan & persediaan

1.     Terdapat 2 strategik untuk menggelakkan api atau kebakaran.

a)     Menyusun dan menrangka program kesedaran

b)    Alat pengesan kebakaran

2.      Melawan api

a)     Gunakan alat pemadam api yang mudah alih.

b)    Menggunakan peralatan pemadam api sama ada automatic atau manual.

3.     Syarat dan latihan

a)     Sediakan isyarat dan petanda kecemasan serta tindakan-tindakan yang perlu diambil tahu,dimana disimpan alat pencegah kebakaran.

b)    Banyakkan latihan seperti latihan kebakaran,latihan kecemasan dan sebagainya.

-         Latihan dapat seseorang individu menjadi mahir menggunakan peralatan dan sekaligus menggelakkan panik.

c)     Pastikan kakitangan tahu laluan yang bersesuai untuk keluar dari kawasan kebakaran.

d)    Edarkan risalah yang berkaitan.

4.     Perkara-perkara yang perlu dipastikan untuk keeselamatan tempat kerja.

a)     Bahan mudah terbakar perlu berada dipersekitaran pekerjaan dalam kualiti yang diperlukan.Bila tugas berakhir kembalikan ia ke tempat asal.

b)    Bahan-bahan bahaya perlu ditempatkan kawasan yang selamat dan berdekatan dengan alat keselmatan.

c)     Pastikan tiada kebocoran pada bekas-bekas yang mengandungi bahan-bahan berbahaya.

d)    Pekerja perlu pastikan pakaian mereka tidak terkena bahan mudah terbakar dan perlu menukar segera sekiranya berlaku.

e)     Laluan atau pintu rintangan api berada dalam keadaan yang baik.

5.     Pemeriksa peralatan pencegah kebakaran perlu dibuat secara berkala.Ia bertujuan untuk :

a)     Mengecilkan kadar risiko kebakaran sekiranya bahan mudah terbakar tersimpan dalam keadaan betul.

b)    Pastikan alat pencegah kebakaran boleh digunakan.

c)     Pastikan laluan keluar dalam keadaan baik dan tiada halangan.

Mengendalikan bahan kimia dan bahan merbahaya.

Tindakan yang perlu dilakukan :

1.     Jangan bekerja bersendirian di dalam makmal jika terpaksa.Pastikan kehadiran anda di makmal diketahui oleh pihak yang bertanggungjawab.

2.     Gunakan alat perlindungan keselamatan.

3.     Labelkan setiap kontena dan isi kandungannya.

4.     Pastikan muka dan tangan dalam keadaan yang bersih.Basuh dengan sabun dan air yang mencukupi setiap kali mengendalikan bahan kimia atau apabila meninggalkan makmal.

5.     Elakkan hubungan secara langsung dan bahan kimia dengan memakai alat perlindungan yang disediakan .

6.     Pastikan seluruh tubuh ,pakaian termasuk kasut bebas dari bahan kimia sebelum keluar dari makmal.

7.     Jangan hidu atau rasa bahan kimia.

8.     Jangan merokok,minum,makan atau mengenai alat kosmetik dikawasan simpan bahan merbahaya.

9.     Menggunakan bahan kimia di kawasan bersesuaian.

10.                        Gunakan bahan kimia berdasarkan arahan atau untuk tujuan-tujuan yang ditetapkan.

11.                        Pastikan semua peralatan dalam keadaan baik sebelum digunakan bersama bahan kimia.

12.                        Elakkan bahan-bahan mudah terbakar daripada punca-punca kebakaran.

Prosedur membuat laporan mengenai keselamatan,tindakkan atau keadaan.

1.     Laporan mengenai kemalangan atau bencana kerja yang mengakibat kecederaan atau occupasionali illness perlu dibuat dalam tempoh 24 jam.

2.     Kemalangan yang melibatkan kerosakan bangunan yang berkaitan perlu dilaporkan dalam tempoh 48 jam.

3.     Setiap pekerja,penyelia mahupun pengurus perlu melaporkan kemalangan tersebut dalam jangka masa yang ditentukan.

4.     Setiap mangsa yang ditimpa kemalangan berhak mendapat yang bbermula daripada pertolongan cemas sehingga rawatan di hospital bergantung kepada kecederaan atau kesakitan yang ditangung.

Prosedur membuat laporan.

1.     Bermula dengan pekerja atau sesiapa yang mengenal pasti wujudnya keadaan yang tidak selamat atau kemalangan yang berlaku,hendaklah melaporkan kepada penyelia atau pengawal.Keselamat atau kesihatan pihak yang menerima laporan perlu memastikan keadaan atau situasi tersebut di awasi oleh mereka atau kakitangan yang berkaitan.

Prosedur membuat laporan kemalangan atau marabahaya yang berlaku.

1.     Kemalangan adalah sesuatu yang tidak dirancang atau diingini mengakibatkan kecederaan kepad seseorang.

2.     Marabahaya adalah sesuatu yang tidak dirancang atau diingini yang berpotensi mendatangkan kecederaan sama ada boleh atau tidak medatangkan kerosakkan kepada bangunan,peralatan mahupun alam sekitar.

3.     Kemalangan atau marabahaya boleh berlaku sama ada berpunca daripada tindakkan tidak selamat atau keadaan tidak selamat atau kedua-dua.

4.     Setiap  individu perlu melaporkan secara terang dan jelas mengenai perkara yang berlaku kepada pegawai yang bertanggungjawab.

5.     Pegawai  yang terpilih sebagai wakil atau ahli jawatan kuasa keselamatan dan kesihatan berhak untuk menyiasat kemalangan yang merbahaya dan mendapat khidmat nasihat daripada mereka yang berkelayakan.