Pekebun Bumi Tuhan...

Sosial – Bab 5

Pengurusan maklumat

1.     Maklumat sering kali dikaitkan dan data,perbezaan ialah data wujud dalam bentuk mentah yang belum diproses manakala maklumat setelah diproses dan member makna.

2.     Keperluan kepada maklumat :

-         Objektif

-         Kuantiti

-         Kualiti

-         Bila

-         Siapa

3.     Kenal pasti bentuk maklumatyang diperlukan sama ada bentuk

-         Perangka

-         Laporan

-         Prima atau sekunder

-         Bukan tulisan

-         Rasmi atau tidak rasmi

4.     Sumber mendapatkan maklumat

-         Bahan bertulis atau bercetak

-         Media elektronik

-         Individu

-         Gambar rajah atau lukisan

-         Pangkalan data

-         Pemerhatian sendiri

-         Dokumen persendirian

-         Dan sebagainya

5.     Tindakan untuk mendapatkan maklumat

-         Kenal pasti lokasi maklumat

-         Tentukan kesesuaian

-         Cari maklumat,saring kejituan dan kesahihan

-         Maklumat direkod dalam format yang sesuai

6.     Tindakan menyaring maklumat atau mengesahkan

-         Jenis maklumat

-         Tatacara kerja

-         Operasi

-         Berita

-         Pengesahan ketua atau rakan sejawat

-         Unit yang berkenaan sumber berita

7.     Dokumentari maklumat

-         Ia boleh diiktirafkan sebagai penyusunan segala jenis surat,dokumen yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana jabatan atau mana-mana organisasi dalam bentuk apa jua sekalipun untuk tujuan menjalankan atau menunaikan urusan rasmi mereka.

-         Matlamat dokumentasi

-         Sebagai simpanan tetap

-         Sebagai bahan rujukan

-         Sebagai back up atau sokongan

-         Sebagai bahan bacaan umum

-         Sebagai asa laporan

-         Klasifikasi maklumat

-         Perimustahak

Wajib

Patut ada

-         Bagus kalau ada

·        Sangat releven

·        Releven

·        Kurang releven

8.     Merekod maklumat

-         Pengurusan rekod ialah penggunaan kawalan saintifik kepada pewujudan,penggunaan,penyimpanan,pemindahan dan permusnahan rekod-rekod organisasi.

9.     Etika maklumat

-         Umum atau terbuka

-         Rahsia

-         Mematuhi akta rahsia rasmi

-         Tidak boleh disalahgunakan

-         Pinjam mrengikut peraturan

-         Ulang mengikut masaa

-         Hanya meuntuk tujuan rasmi

-         Tidak boleh keluar sebarangan

10.                        Pengiktirafkan sumber maklumat

-         Entelectual honesty

-         Hak cipta terpelihara atau undang-undang

-         Membolehkan pembaca merujuk kepada sumber asas dan mengesahkan kesahihan

11.                        Menyimpan dokumen

-         Fail yang disimpan hendaklah direkod mengikut abjad,mengikut nama,subjek indeks,nombor serta kabinet fail dan sebagainya.

12.                        Klasifikasi fail

-         Alpha Batical failing ( Susun ikut abjad )

-         Numerical failing  ( Susun ikut nombor )

-         Subject failing ( Susun ikut subjek )

-         Alpha numerical failing ( Susun ikut abjad dan nombor )

13.                        Tempat meletakkan fail

-         Vertical cabinet

·        Fail diletakkan secara berdiri dan disokong oleh poket-poket yang dirangka dan disambung besar.

-         Latatral cabinet

·        Kabinet ini tidak mempunyai laci untuk menyimpan fail.Fail disusun dalam rak-rak atau poket fail.

-         Horizontal cabinet

·        Susunan fail secara bertingkat dalam dokumen yang akan difailkan diletakkan di dalam trey.

14.                        Memastikan keselamatan fail\

-         Suhu bilik

-         Kipas

-         Alat pemadam api

-         Kunci bilik

-         Simpan rekod dalam buku log